2025. január 1-től fontos változás lép életbe a munkaügyi dokumentumok megőrzésének szabályozásában, amely minden munkáltatót és munkavállalót érinthet. A nyugellátással kapcsolatos iratok megőrzési ideje jelentősen lerövidül, ami új követelményeket és feladatokat ró a cégekre. A jogszabályváltozással az adatkezelők spórolhatnak!
Milyen dokumentumokat érint a változás?
Az érintett dokumentumok közé tartoznak például a következők:
- Munkaszerződések és azok módosításai,
- Bérjegyzékek,
- Egyéb nyugellátással kapcsolatos munkaügyi iratok.
Ezeket a dokumentumokat eddig a munkavállaló nyugdíjkorhatárának elérését követő 5 évig kellett megőrizni. Ez a hosszú megőrzési kötelezettség továbbra is érvényben marad, de kizárólag a 2024. december 31-ig keletkezett iratokra vonatkozik.
Hogyan változik a megőrzési szabályozás?
A 2025. január 1-jét követően keletkezett dokumentumokra már nem vonatkozik a korábbi, hosszabb megőrzési idő. Ezen iratok kezelésénél a munkáltatóknak az új szabályozás szerint kell eljárniuk, ami kimondja, hogy a személyes adatokat csak a feltétlenül szükséges legrövidebb ideig lehet megőrizni, a megfelelő jogalap megválasztásával.
Miért fontos az adatvédelem?
Az új szabályozás nemcsak jogi, hanem adatvédelmi szempontból is jelentős. A munkavállalókat megfelelően tájékoztatni kell arról, hogy a nyugellátási jogosultsággal kapcsolatos adatok kezelésére csak a korábban említett, hosszabb időtartamig kerülhet sor, ha azok 2024. december 31-ig keletkeztek. Az ezt követően létrejött dokumentumok kezelése szigorúbb és rövidebb időkeretek között történik.
Mit kell tenniük a munkáltatóknak?
A változás kapcsán a munkáltatóknak érdemes:
- Módosítani a munkavállalói adatvédelmi tájékoztatót, hogy az megfeleljen az új szabályoknak.
- Felülvizsgálni az adat- és iratmegőrzési gyakorlatot, különös tekintettel az iratselejtezésre és adattörlésre.
- Gondoskodni arról, hogy a szabályozásnak megfelelően csak a feltétlenül szükséges adatokat tartsák meg, az adatkezelés céljától és jogalapjától függően.
Miért érdemes figyelmet fordítani a változásra?
Az új szabályozás nemcsak jogi megfelelést kíván, hanem elősegíti a személyes adatok védelmét és a GDPR-előírások betartását is. A megfelelő adatkezelési gyakorlat kialakítása nemcsak a jogi kötelezettségek teljesítésében segít, hanem növeli a munkáltató hitelességét és a munkavállalók bizalmát is. Nem utolsósorban pedig rengeteg munkát spórol az adatkezelőnek, hiszen az eddigi rendkívül hosszú iratőrzési kötelezettség megváltozik. Spórolhat az adatkezelő az adattárolási költségeken, ami hosszú távon már kimutatható összeg egy KKV-nál.
A változások tükrében elengedhetetlen a tudatos adatkezelési gyakorlat kialakítása és a munkavállalók tájékoztatása, hogy minden érintett fél naprakész legyen az új szabályokkal kapcsolatban.
